Zeitmanagement – Praktische Tipps und Tricks

Taschenuhr auf silbernem Tablett (piqs.de ID: 7e0e54426026b288993c13fe27e876b2)
Bild: “Taschenuhr”, Coniaric, Some rights reserved, Quelle: www.piqs.de

SO STEIGERN SIE IHREN UMSATZ –
UND IHRE ARBEIT WIRD EINFACHER UND ERFÜLLTER

Was meinen Sie: Welchen (Zeit-)Anteil nimmt bei Ihnen die aktive Verkaufszeit ein? – Es sind in der Regel gerade mal 10–15 Prozent! Zu diesem Ergebnis kommen alle Studien zum Thema. Was heißt das konkret? Angenommen, wir arbeiten 40 Stunden pro Woche – dann verbringen wir gerade mal 4-6 Stunden pro Woche mit „verkaufen“ (Kundentermine, Verkaufstelefonate bzw. abschlussbezogene Emails). Aber – wenn wir „Verkäufer“ sind – was ist denn unser Job? Na klar, verkaufen! Womit um Himmels Willen verbraten wir also die restlichen 90 Prozent unserer Zeit? Mit Zeitfressern! Überlegen Sie sich einfach einmal, was es für Sie und Ihr Business bedeuten würde, wenn Sie diese Zahl von 4-6 Stunden pro Woche auf – auch immer noch geringe – 10 Stunden pro Woche verdoppeln würden…Bei den meisten unserer Kunden führt das innerhalb eines Jahres direkt zu 30 Prozent mehr Umsatz!

EIN GEDANKE VORAB
Wenn wir in unseren Trainings und Workshops über Strategien und Methoden für mehr Verkaufserfolg sprechen, erleben wir viele Verkäufer, die sagen: „Gute Idee, würde ich auch tun, dafür habe ich aber keine Zeit!“ Und dann wird aus einer Opfer-Perspektive das Leid des Alltags erzählt… Ja, ich bin als Verkäufer zum Teil fremdbestimmt. Nur wer ist das nicht? Es gibt Dinge, die ich in meinem (Arbeits-) Leben ändern kann und Dinge, die ich nicht ändern kann. Unser Vorschlag: Beginnen wir im ersten Schritt mit den Dingen, die wir ändern können. Denn erstens kann ich als Verkäufer dabei wirklich etwas bewirken, zweitens geht das am schnellsten und drittens bin ich der einzige, den wirklich interessiert, wie viel Provision ich bekomme! Es nützt uns Verkäufern nichts, dass wir den 20. des Monats erreicht haben – wir werden nach Output, nicht nach Input bezahlt. (Im Seminar spielen wir manchmal durch, was passieren würde, wenn alle Mitarbeiter nach der Zielerreichung der Verkäufer bezahlt würden. Spannender Gedanke!) Auf den folgenden Seiten finden Sie ein paar Anregungen, wie Sie Ihre verkaufsaktive Zeit steigern können. Was sind denn die klassischen Zeitfresser? Und welche möglichen Lösungen bieten sich an? Wählen Sie aus, was sich spontan für Sie persönlich am besten anfühlt – und dann fangen Sie HEUTE NOCH damit an, das umzusetzen!

PRIORITÄTEN HABEN VORFAHRT!
„Der Schlüssel liegt nicht darin, Prioritäten für das zu setzen, was auf Ihrem Terminplan steht, sondern darin, Termine für Ihre Prioritäten festzulegen!“
Stephen R. Covey

Als Verkäufer bin ich im Vertrieb erfolgreich, wenn ich das Richtige, richtig oft und richtig gut mache. Also muss ich herausfinden, welche Tätigkeiten den höchsten Einfluss auf meinen Vertriebserfolg haben und diesen Tätigkeiten die höchste Priorität einräumen.

DAS EISENHOWER-PRINZIP – A; B ODER C?
Erfolgreiches Zeitmanagement ist konsequentes Prioritätenmanagement! Das Eisenhower-Prinzip wurde vom US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt. Nach dem Prinzip werden anstehende Aufgaben in die Kategorien wichtig oder unwichtig und dringlich oder nicht dringlich eingeteilt. Dadurch gelangt man zu vier Kategorien von Aufgaben, aus denen sich nach Eisenhower die folgenden Handlungsanweisungen ergeben:

  • Wichtig und dringlich -> A-Aufgaben -> sofort anpacken, z.B. Kundenanfragen
  • Wichtig aber nicht dringlich -> B-Aufgaben -> direkt terminieren, z.B. Akquise
  • Nicht wichtig aber dringlich -> C-Aufgaben -> delegieren
  • Nicht wichtig und nicht dringlich -> Papierkorb

In der graphischen Darstellung sieht das so aus:
das Eisenhower-Prinzip

EFFEKTIV ODER EFFIZIENT ARBEITEN?
Effektivität bedeutet, die RICHTIGEN DINGE zu tun. Vergleichen Sie hierzu die Kategorisierung von Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip. Effizienz bedeutet, die DINGE RICHTIG zu tun. Im Idealfall arbeiten Sie natürlich effektiv und effizient gleichermaßen. Die Effektivität hat im Alltag allerdings einen übergeordneten Stellenwert. Denn falsche Dinge effizient zu erledigen, führt nicht zum Ziel, sondern ist in der Regel Zeitverschwendung.

DAS PREMACK-PRINZIP – LANGWEILIGE AUFGABEN NIE MEHR AUFSCHIEBEN
In jedem Beruf und Aufgabenbereich fallen sie an: Unangenehme und/ oder langweilige Aufgaben, die Sie ungern erledigen. Oftmals tappen Sie dann gerade bei diesen Aufgaben immer wieder in die Aufschieberitis-Falle. Die jeweiligen Arbeiten bleiben liegen, erzeugen bei Ihnen ein schlechtes Gewissen und erhöhen oftmals den eigenen Arbeitsdruck, weil Sie diese zum letztmöglichen Zeitpunkt erledigen werden. Lassen Sie es nicht mehr so weit kommen. Beachten Sie ab heute die Reihenfolge, in der Sie Ihre Aufgaben bearbeiten werden – und es wird Ihnen nicht mehr schwer fallen, die ungeliebten Aufgaben nicht aufzuschieben. Das Premack-Prinzip wurde 1962 von dem amerikanischen Psychologen und Verhaltensforscher David Premack formuliert: Jede geschätzte Aktivität kann dabei gezielt als Anreiz für andere Aktivitäten dienen, d.h. Sie belohnen sich mit einem Verhalten, das Sie oft und gerne zeigen bzw. anwenden, für ein Verhalten, das Ihnen schwer fällt, bzw. das Sie weniger gerne einsetzen. Durch konsequenten Einsatz des Premack-Prinzips kann die geschätzte Aktivität als Verstärker für andere Tätigkeiten fungieren.

FÜR IHREN BERUFSALLTAG SOLL DIESES PRINZIP AN ZWEI BEISPIELEN VERDEUTLICH WERDEN
1. Sie telefonieren zuerst mit dem verärgerten Kunden (eine unangenehme Aufgabe, die Sie ungern erledigen) bevor Sie sich der graphischen Gestaltung Ihrer Präsentation zuwenden (eine Aufgabe, die Sie gerne tun).
2. Sie erstellen erst Ihre Reisekostenabrechnung (eine langweilige Aufgabe, die Sie stets aufschieben), bevor Sie Ihre Emails abrufen und beantworten (dies tun Sie gerne und häufig). Beim Premack-Prinzip stellen Sie somit langweilige Aufgaben interessanten Aufgaben voran, um sich durch die interessante Aufgabe zu belohnen. D.h., Sie setzen sich innerhalb Ihres Zeitmanagements selbst Anreize, die jeweiligen Aufgaben zu bewältigen. Tappen Sie jetzt aber nicht in die Falle, alle langweiligen Aufgaben vor den interessanten Aufgaben erledigen zu wollen. Dies hätte einen nachteiligen Effekt, weil die Belohnung zu lange auf sich warten ließe. Besser ist es: Erst eine langweilige Aufgabe und dann eine interessante Aufgabe zu bearbeiten, um anschließend wieder eine langweilige Aufgabe zu erledigen, bevor Sie sich erneut einer interessanten Aufgabe widmen. So belohnen Sie sich immer wieder – und erhöhen Ihre Effektivität, weil nichts mehr liegen bleiben wird.

DIE WOCHENPLANUNG
NUTZEN SIE EINEN ELEKTRONISCHEN KALENDER
Viele Verkäufer arbeiten heute noch nach dem „Ibm-Prinzip“: „ Immer besser manuell“. Aber was passiert, wenn dieser Kalender verloren geht? Die Umstellung fällt gerade „alten Hasen“ nicht leicht, nach kurzer Eingewöhnung sind aber gefühlte 99,9 Prozent der Anwender damit glücklicher.

GEZIELT PLANEN
Nehmen Sie sich alle sieben Tage (am besten am Freitagnachmittag) 30 Minuten Zeit, um einen gut durchdachten Zeitplan für die nächste Woche aufzustellen. Planen Sie auch Pausen ein, in denen Sie wieder neue Kraft für die weiteren Aufgaben schöpfen können.

SYSTEMATISCH VORGEHEN
Richten Sie für wöchentlich stattfindende Events Fixtermine ein, auch im Privaten.

RUHETAG
Nehmen Sie sich einen Tag in der Woche komplett frei! Ein freier Tag dient nicht nur zur Erholung, sondern auch zur inneren Sammlung und dient als Grundlage, um bei Unvorhergesehenem nicht kopflos zu reagieren.

AUSGEWOGENHEIT
Versehen Sie alle Lebensbereiche mit Aktivitäten. Und Terminen. Legen Sie z.B. einen „Schatziabend“ pro Woche mit der Partnerin/ dem Partner ein. Denn „beruflich top, privat ein Flopp“ – das macht niemanden dauerhaft glücklich.

DER TAGESPLAN
„Wenn ich acht Stunden Zeit hätte, um einen Baum zu fällen,
würde ich sechs Stunden die Axt schleifen“
Abraham Lincoln

WENN SIE IHREN TAG PLANEN, SOLLTEN SIE SICH ZEIT FÜR DIESE DINGE RESERVIEREN:

  • Ihre Termine
  • Aufgaben: Notieren Sie sich nicht nur die Aufgaben, sondern dazu auch die gewünschten Ziele/ Resultate!
  • Planen Sie jeden Tag eine feste Zeit für die Akquise und Bestandskundenbetreuung ein und tragen diesen Termin in Ihren Kalender ein.
  • Unerledigtes vom Vortag
  • Unvorhergesehenes
  • Kommunikation: Planen Sie Zeit für die Kommunikation mit Kunden und Kollegen ein.
  • Machen Sie jeden Tag einen O-Termin: Organisieren und Ordnung schaffen!
  • Leerzeiten: Füllen Sie Ihre Reise- und Wartezeiten sinnvoll!
  • Pausen: Planen Sie alle 90 Minuten eine kleine Pause ein.
  • Privates: Tun Sie jeden Tag etwas, das einen Ausgleich zur Arbeit bringt.
  • Tagesbilanz: Nehmen Sie sich am Ende des Tages 10 Minuten Zeit, um den nächsten Tag zu planen.

WEITERE TIPPS FÜR IHREN TAGESPLAN

  • Ihre Tagesaufgaben sollten realisierbar sein.
  • Was hat an Ihrem Arbeitstag höchste Priorität? Ganz klar die Anzahl Ihrer verkaufsrelevanten Kundenkontakte! Machen Sie sich zur Selbstkontrolle eine Strichliste mit der Anzahl Ihrer Kontakte. Die Zielvorgabe variiert stark von Branche zu Branche. Setzen Sie sich eine erreichbare und anspruchsvolle Zielmarke. Denn Kontakte bringen Kontrakte!
  • Bilden Sie Arbeitsblöcke, d.h. fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen. Wenn z.B. fünf Telefonate anstehen, dann erledigen Sie diese alle in einem Zug. So müssen Sie später andere Aufgaben nicht unterbrechen und arbeiten insgesamt effizienter. Vergleichen Sie hierzu den weiter unten beschriebenen Sägeblatt-Effekt.
  • Kein Meetings und Standard-Kundentermine am Vormittag.
  • Beginnen Sie morgens nicht damit, Ihre Emails zu checken, um fremdbestimmtes Handeln zu Beginn des Tages zu vermeiden. Fangen Sie mit dem Wichtigsten zuerst an! Nehmen Sie sich z.B. jeden Morgen von 8-11 Uhr Zeit für Ihre A-Aufgabe.
  • Legen Sie ein Telefonblatt an. Notieren Sie darauf die Menschen, die Sie anrufen wollen, was aber nicht dringend ist. Führen Sie diese Telefonate bei Reise- und Wartezeiten, nicht in Ihrer wertvollen Bürozeit.
  • Tun Sie jeden Tag etwas, das Sie Ihren Zielen näher bringt.
  • Tun Sie jeden Tag etwas, das Ihnen Freude macht.
  • Das Schöne an der Tagesplanung: Falls mal alles schief läuft: „Jeder neue Tag birgt eine neue Chance!“
  • Reflektieren Sie am Abend Ihren Tag. Habe ich meine Ziele (z.B. verkaufsaktive Kontakte) erreicht? Was ist gut, was schlecht gelaufen? Was lerne ich daraus?
  • Planen Sie den nächsten Tag. Das bringt Ruhe in den Feierabend und lässt Sie leichter abschalten.
  • Machen Sie um 18 Uhr Feierabend.

ORDNUNG AUF DEM SCHREIBTISCH
„Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb“
Kurt Tucholsky

BESEITIGEN SIE DAS PAPIER-CHAOS

  • Besorgen Sie sich als Wiedervorlage einen Pultordner „1-31“, der für jeden Tag des Monats ein Fach enthält. Legen Sie alle offenen Vorgänge zu dem Termin in die Wiedervorlage, an dem Sie die nächste Bearbeitung vornehmen wollen. So sehen Sie jeden Tag Ihre zu bearbeitenden Dokumente auf einen Blick und können sie konsequent abarbeiten.
  • Legen Sie sich einen weiteren Pultordner „A-Z“ zu und sortieren Sie Ihre Angebote nach Kundennamen ein.
  • Verbannen Sie Schreibtischunterlagen! Diese dienen häufig nur als „Zettelversteck!“
  • Schreiben Sie Ihre Notizen auf ein Blatt DIN A4-Papier und nicht auf Zettel. So haben Sie einen besseren Überblick und können, falls Aufgaben unerledigt geblieben sind, das Blatt in den „1-31-Pultordner“ für den nächsten Tag legen. So haben Sie mehr Übersicht und im Kundenkontakt ein adäquates Erscheinungsbild.
  • Legen Sie ein Sichtbuch (z.B. gebundene Klarsichthüllen) für Telefonnummern, Passwörter, Ansprechpartner, Abläufe usw.an.
  • Legen Sie sich Ordner für verschiedene Projekte, Aktionen, usw. zu.

WENDEN SIE DAS EISENHOWER-PRINZIP AN
Entscheiden Sie nach dem Eisenhower-Prinzip über jedes Blatt Papier, das Sie in die Hand nehmen wie folgt:
1. sofort erledigen – handeln Sie nach dem DIN Prinzip – Do it now! und der 2-Minuten-Regel: Erledigen Sie alles, was maximal 2 Minuten dauert, sofort.
2. ablegen und terminieren – nutzen Sie Ablagesysteme
3. delegieren
4. Papierkorb

MACHEN SIE DEN MASERN-TEST
Arbeiten Sie effektiv oder leiden Sie an “Aufschieberitis”? Für die Diagnose gibt es einen einfachen Test: Markieren Sie jedes beschriebene Blatt auf Ihrem Schreibtisch mit einem roten Punkt – und zwar jedes Mal, wenn Sie es in die Hand nehmen. Wenn auf Ihrem Schreibtisch die Masern ausbrechen, hilft nur eine Therapie: Führen Sie die Papiere sofort ihrer Bestimmung zu: delegieren, selbst bearbeiten, terminiert in die Ablage oder in den Papierkorb wandern lassen.

VERWENDEN SIE BÜROGLYPHEN
Graphische Symbole sagen auf einen Blick was los ist. Entwerfen Sie Ihre eigenen!
Bueroglyphen

ORGANISATION DES EIGENEN DIGITALEN ARBEITSPLATZES
„Gebraucht die Zeit, sie geht so schnell von hinnen, doch Ordnung lehrt euch Zeit gewinnen.“
Johann W. von Goethe

  • Erstellen Sie klare Spielregeln für die eigene Ablage (wo wird was abgelegt, was digital und was in Papierform).
  • Eine ungewollte Mehrfachspeicherung von Daten können Sie durch die Funktion Datei-Verknüpfungen vermeiden.
  • Speichern Sie Dokumente immer mit einem eindeutigen Dateinamen ab. Es sollte sichergestellt sein, dass stets die aktuelle Version identifiziert werden kann. Dazu werden die Dokumente z.B. mit vorangestelltem Datum in der Form JJMMTT benannt. So sind die Dokumente in der Namenssortierung automatisch chronologisch geordnet.
  • Organisieren Sie Ihren Desktop so, dass er entweder frei ist oder die dort gespeicherten oder verlinkten Dokumente und Programme übersichtlich und logisch angeordnet sind.

UMGANG MIT EMAILS
“Bevor es das papierlose Büro gibt, wird das papierlose Klo erfunden.”
Heinrich von Pierer

NICHT DIE EMAILS BESTIMMEN IHREN TAGESABLAUF, SONDERN SIE!
Der Druck, Emails schnell zu beantworten, wächst. Sie können diesen Druck umgehen, indem Sie einige Tricks nutzen und für sich selbst und andere klare Regeln vereinbaren:

  • Schalten Sie als erstes alle akustischen und visuellen Empfangsnachrichten aus, so dass Sie sich nicht psychisch unter Druck gesetzt fühlen. Diese Option finden Sie, wenn Sie bspw. Outlook verwenden bei den „Einstellungen” unter „Email-Optionen”. Deaktivieren Sie hier die Optionen: „Beim Eintreffen neuer Elemente …” Deaktivieren Sie auch die akustischen und optischen Email-Empfangssignale mobiler Geräte (Tablet, Smartphone etc.).
  • Arbeiten Sie Emails konsequent mehrmals täglich im Block ab. Vereinbaren Sie mit sich, oder noch besser gemeinsam mit Ihren Kollegen, feste Zeiten, in denen Sie Ihre Emails bearbeiten, z.B. 9:30, 13:30 und 16:00 Uhr. Versuchen Sie, nicht länger als je 45 Minuten dafür zu verwenden.
  • Alle relevanten Emails (intern und extern) werden termingerecht oder innerhalb einer gemeinsam vereinbarten Antwortzeit beantwortet (z. B. 2 Arbeitstage). Wo dies nicht möglich ist, erfolgt eine Zwischeninfo.
  • Für den Umgang mit Emails im Büro existieren von allen eingehaltene, klare Spielregeln (z. B. Umgang mit dem CC-Feld, klare Betreffzeile, ein Thema pro Email, Autosignatur, Verteilerkreis so klein wie möglich etc.).

BEHALTEN SIE DEN ÜBERBLICK!
Das Hauptproblem der Email-Bearbeitung liegt darin, dass Menschen Emails sichten, aber nicht verarbeiten. Der Posteingang wird oft zur To-do-Liste umfunktioniert und irgendwann, wenn sich nur genügend unbearbeitete Emails angesammelt haben, hat man den Überblick verloren. Mit Hilfe der folgenden Vorgehensweise können Sie relativ schnell eine große Anzahl an Emails bearbeiten. So können Sie auch verhindern, dass im Postfach „Bomben” schlummern, z.B. in Form von Terminen, die verpasst werden etc.

  • Verarbeiten Sie Emails sofort nach einer der folgenden 5 Möglichkeiten:
    1. löschen
    2. weiterleiten oder delegieren
    3. archivieren
    4. bearbeiten
    5. terminieren (auf die To-do-Liste schieben oder einen Termin im Kalender eintragen).
  • Verwenden Sie pro Email nicht mehr als zwei Minuten. Befassen Sie sich im Idealfall mit jeder Email nur einmal.
  • Schreiben Sie keine unnötigen Emails. Oftmals ist ein Telefonat schneller. Emails eignen sich nicht für die Austragung von Konflikten oder für komplexe Entscheidungsfindungen.
  • Bei Arbeitsende ist der Email-Posteingang verarbeitet oder leer.
  • Legen Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur an, in der Sie Ihre Emails archivieren können.
  • Pflegen Sie Aufgaben und Termine aus Emails systematisch in Ihr Wiedervorlagesystem ein und erledigen Sie sie termingerecht.
  • Nutzen Sie die Filterfunktionen Ihres Emailprogramms, um Ihre Emails zu sortieren.
  • Speichern Sie oft genutzte Email-Adressen im Adressbuch Ihres Emailprogramms.

TIPPS ZUM SCHREIBEN VON EMAILS

  • Wählen Sie einen prägnanten und verständlichen Betreff.
  • Wählen Sie eine klare Struktur und Gliederung für den Inhalt Ihrer Email.
  • Ihre Email sollte nur wenige Fragen und “To-do`s“ beinhalten. Damit erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass alle Punkte vollständig beantwortet werden. Nennen Sie einen Termin für die gewünschte Antwort.
  • Arbeiten Sie mit Vorlagen und Textbausteinen.
  • Wenn Sie auf eine Email antworten, dann kopieren Sie die Passage, um die es geht und sparen Sie sich damit, das Thema noch einmal zu beschreiben.
  • Verwenden Sie die automatische Signatur.

ZEITFRESSER ELIMINIEREN
ZU VIELE, BZW. ZU LANGE, INEFFIZIENTE MEETINGS
Vereinbaren Sie kürzere Zeiten für Besprechungen: oft reichen 50 Prozent der bisherigen Zeit vollkommen aus. Jeder bekommt X Minuten Zeit, sein Thema vorzutragen, inkl. der Problemstellung bzw. seiner Fragen. Kommunizieren Sie dies vorab und ziehen Sie es durch – und wir versprechen Ihnen, spätestens nach einer Woche tauchen alle vorbereitet auf – und Sie sparen massiv an Zeit. Wir führen unsere Meetings übrigens immer am Nachmittag durch. Weshalb? Erstens haben die meisten Menschen am Vormittag mehr Power. Und die brauchen Verkäufer für ihre Kunden. Es gibt nur einen Grund, eine kurze (max. 10-minütige) Verkäuferbesprechung am Morgen durchzuführen: Motivation für den Tag! Zweitens erleben wir oft, dass in Meetings schon alles gesagt ist, nur noch nicht von jedem! Das passiert zum Feierabend hin deutlich seltener!

UNNÖTIGE UND UNGENUTZTE FAHRTZEITEN
„Mach Dir schöne Stunden, fahr zum Kunden!“ Leider gilt das für viele von uns immer noch. Mit Vertriebseffizienz hat das aber meist wenig zu tun. Überlegen Sie konsequent (zum Beispiel durch Reflexion der letzten Monate): Welche Vor-Ort-Termine sind nicht wirklich nötig gewesen, welche Abstimmungen etc. hätten Sie auch am Telefon durchführen können? Und: Nur weil ein Kunde um ein persönliches Gespräch bittet, müssen Sie nicht in allen Fällen gleich hinfahren (wir sprechen aus gelebter Erfahrung). Mit Ihrem – charmant in der Art und gleichzeitig klar in der Sache – artikulierten Wunsch, die Themen telefonisch zu besprechen, kommen Sie in den meisten Fällen weiter. Es muss übrigens nicht immer das Auto sein. In der Bahn können Sie Ihre Reisezeit aktiv nutzen.

FEHLENDER SUPPORT
Wenn Sie viele – zu viele – administrative Aufgaben auf Ihrem Tisch oder im Email-Posteingang liegen haben, suchen Sie nach Möglichkeiten des Supports (Assistenz, Innendienst, Azubi etc.). Falls das nicht möglich ist, arbeiten Sie professionell nach dem Eisenhower-Prinzip!
1. Sofort erledigen
2. Mit Termin versehen und dann erledigen
3. Delegieren
4. Überhaupt nicht machen (weg damit!)

INEFFEKTIVES BERICHTSWESEN
Ja, gerade im komplexen B2B-Umfeld mit Verkaufsteams bzw. für die interne Dokumentation ist ein effektives Berichtswesen wichtig. In der Praxis sind dieses jedoch häufig episch ausführlich oder nicht standardisiert (und manche schreiben unstrukturierte Romane). Fokussieren Sie sich in Inhalt und Form (nur) auf das, was vertriebs- und abschluss-relevant ist – und sparen Sie sich den Rest! Der Besuchsbericht kann auch ins Smart Phone gesprochen werden und – vom Innendienst standardisiert – ins CRM-System übertragen werden. Denn viele Verkäufer reden lieber, als dass sie schreiben!

NICHT STANDARDISIERTE UNTERLAGEN
Die Mehrzahl unserer Kunden hat keine standardisierten Unterlagen bzw. Konzepte. Sie mögen noch so kundenindividuelle Lösungen anbieten: Eine Grundstandardisierung Ihrer Unterlagen (zumindest der Struktur und einzelner inhaltlicher Module) ist möglich und nötig. Das spart massiv an Zeit! Auch bei Emails mit standardisiertem Inhalt helfen Vorlagen, Zeit effektiver zu nutzten!

SINNLOSE ANGEBOTE
Sinnlose Angebotserstellung (in einer viel zu frühen Vertriebsphase bzw. für „tote Kunden“) sind echte Zeitfresser. Wir Verkäufer erstellen oft viel zu früh ein Angebot – ohne, dass der Kunde überhaupt schon seinerseits weit genug im internen Entscheidungsprozess fortgeschritten wäre. Ergebnis: hohe Quote von umsonst investierter Arbeitszeit. Qualifizieren Sie Ihren Kunden und seine Anfrage durch ein Vorangebotsgespräch. Erst dann entscheiden Sie, ob er ein Angebot bekommt bzw. ob er jetzt schon eines bekommt! Und vergessen Sie das Nachfassen nicht! Wann? Fragen Sie den Kunden, wann er seine Kaufentscheidung trifft!

ALIBI-AKTIVITÄTEN
Viele Menschen führen Alibi-Aktivitäten als Ausweich-Manöver vor der eigentlichen Aufgabe durch. Um nur ein Beispiel zu nennen: übertrieben intensive Vorbereitung der Akquise, nur um nicht die eigentliche Aufgabe – hohe Zahl an qualifizierten Neukontakten/Telefonaten – tun zu müssen. Gerade für die Vorbereitung gilt: So viel wie nötig – und so wenig wie möglich! Seien Sie ehrlich mit sich – und lassen Sie alles weg, was nicht direkt zielführend ist. Hier können Sie massiv Zeit einsparen.

DEBATTIERCLUBS MIT KOLLEGEN
Der erfolgreichste Automobilverkäufer eines deutschen Premiumherstellers sagte einmal im Seminar „Ich halte mich von der Rudelbildung an der Kaffeebar im Autohaus fern. Erstens herrscht dort eher eine Stimmung, die mich runter zieht – doofe Kunden, doofe Produkte, doofe Preise usw. Und zweitens: an meine Kollegen verkaufe ich kein Auto!“

DER SÄGEBLATTEFFEKT
Sie beschäftigen sich gerade mit einer wichtigen Aufgabe und sind voll konzentriert, da passiert es: Alle paar Minuten werden Sie unterbrochen – vom klingelnden Telefon, von Ihrem Email-Programm, das den Eingang neuer Emails verkündet oder von herein kommenden Kollegen. Vorbei ist es mit der Konzentration. Werden wir ständig unterbrochen, kommt es zum sogenannten Sägeblatteffekt: Mit jeder Unterbrechung sinkt Ihre Konzentration auf null und Sie brauchen wieder einige Minuten, um sich einzuarbeiten und voll konzentriert weiterzuarbeiten. Dies kostet Energie und Zeit. Bei wichtigen oder komplizierten Arbeiten ist es wichtig, nicht abgelenkt zu werden. Schieben Sie dem Sägeblatt-Effekt also einen Riegel vor, indem Sie Zeitblöcke zum ungestörten Arbeiten einführen. Dafür sollten Sie das Telefon lautlos stellen und ein „Bitte nicht stören“-Schild an die Türklinke hängen.